Rufübernahme

Rufübernahme beschreibt die Möglichkeit, eingehende Anrufe, die an eine Nebenstelle gerichtet sind, von anderen Mitgliedern der Übernahmegruppe übernehmen zu können. Die Einrichtung der Übernahmegruppen erfolgt über das Menü Rufverteilung►Rufübernahme. Die Tastenfolge zur Rufübernahme legen Sie im Menü Dienste►Rufnummern fest. Bei Telefonen, die die Funktion „Besetztlampenfeld“ bieten, stellen sich Anrufe als blinkende Taste dar. Durch einen Druck auf die Taste wird dann die Rufübernahme ausgeführt. Diese Funktion kann auch losgelöst von Übernahmegruppen genutzt werden (s.u.).

Wählen Sie den Button , um eine neue Übernahmegruppe einzurichten. Es erscheint der in der rechten Abbildung dargestellte Dialog. Vergeben Sie einen Gruppennamen, der Ihnen anschließend zur Identifikation dient (z.B. „Vertrieb“ oder „Raum E.123“). Zusätzlich können Sie noch eine Beschreibung hinterlegen.

Nach einem Klick auf „Anlegen“ erweitert sich der Dialog, so dass Sie Anwender Ihrer Telefonanlage auswählen können. Klicken Sie dazu auf die Namen in der Liste und übernehmen Sie die Anwender in die Gruppe, indem Sie „Hinzufügen“ anklicken. Eine Mehrfachauswahl ist möglich. Sie können Anwender von der Gruppe entfernen, indem Sie die Einträge markieren und „Entfernen“ anklicken. Anwender können nur in einer Übernahmegruppe Mitglied sein.

Mit einem Klick auf gelangen Sie in die Übersicht, die Ihnen jetzt die neue Gruppe mit den zugehörigen Nebenstellen zeigt. Sobald Sie mindestens eine Gruppe konfiguriert haben, steht Ihnen bei Einrichtung neuer Anwender die Möglichkeit offen, bereits beim Konfigurieren des Anwenders die Gruppe festzulegen.

Die Funktion „Besetztlampenfeld“ (BLF) von Telefonen ist normalerweise an die Gruppenmitgliedschaft gebunden. Sie können jedoch auch die BLF-Funktion der Telefone von der Gruppenmitgliedschaft entkoppeln. Wählen Sie dazu die entsprechende Option im Berech „Besetztlampenfeld“ des Dialogs. Das ist in Situationen, wo z.B. innerhalb eines Büros durch den Übernahmecode eine Rufübernahme stattfinden soll und zusätzlich der Status von Teilnehmern außerhalb der Gruppe am Telefon per BLF sichtbar sein soll (inklusive der Nutzung von „Pickup“) erforderlich.

Im unteren Bereich des Dialogs können Sie Optionen bei der Übernahme mittels BLF konfigurieren. Im Normalfall wird per BLF angezeigt, ob die Nebenstelle frei ist, ein Anruf eingeht oder telefoniert wird. So kann z.B. die Assistenz sehen, ob der Chef gerade telefoniert, bevor Sie versucht, ein Gespräch dorthin durch zustellen. In einem kleinen Team ist es aber unter Umständen nicht gewünscht, das Anrufverhalten zu kontrollieren. In diesen Fällen soll nur ein laufender Anruf angezeigt werden, um diesen per Knopfdruck zu übernehmen. Dazu dienen die beiden Optionen im unteren Bereich des Dialogs.