Sprachmenüs

Die IPTAM^® PBX bietet Ihnen eine komfortable Möglichkeit, Ihre Anrufer per Sprachmenü eine Vorauswahl zu ihrem Anliegen treffen zu lassen. Unter Rufverteilung ► Srach­menues werden Ihnen die derzeit vorhandenen Sprachmenues angezeigt (siehe Abbildung links). Über den Button können Sie neue Menüs hinzufügen.

Es öffnet sich dann die Maske zum Anlegen eines neuen Sprachmenüs (vgl. nächste Abbildung).

Im folgenden soll anhand eines einfachen Beispiels erläutert werden, wie Sprachmenüs auf­gebaut werden können:
Eine Firma vertreibt Geräte für den Gartenbau, die sich in die Produktgruppen „Kettensä­gen“, „Rasenmäher“ und „Heckenscheren“ aufteilen. Für jede dieser Produktgruppen gibt es einen anderen Ansprechpartner, wobei sich bei den Rasenmähern noch einmal eine Unter­scheidung zwischen elektrischen Rasenmähern und Rasenmähern mit Benzin­motoren er­gibt.

Ein Anrufer, der den Vertrieb dieser Firma anruft, soll mit der Ansage „Willkommen bei der Firma XY. Wünschen Sie Informationen über unsere Kettensägen so drücken Sie die 1, In­teressieren Sie sich für unsere Rasenmäher, drücken Sie die 2. Suchen Sie eine Hecken­schere, drücken Sie die 3.“ begrüßt werden. Nach Drücken der 1 soll der Anrufer zum Vertriebsmitarbeiter für Kettensägen durchgestellt werden, nach drücken der 3 zum Vertriebsmitarbeiter für Heckenscheren und nach drücken der 2 soll er zu einem weiteren Sprachmenü verbunden werden, in dem er zwischen elektrischen Rasenmähern und Rasenmähern mit Benzinmotor wählen kann. Hier soll er mit der Ansage „Drücken Sie die 1, um Informationen über unsere elektrischen Rasenmäher zu erhalten. Möchten Sie sich über unsere Rasenmäher mit Benzinmotor informieren, drücken Sie die 2“ begrüßt werden.

Wenn Sprachmenüs verschachtelt angelegt werden sollen, ist es empfehlenswert, mit der untersten Ebene zu beginnen. Legen Sie also zunächst das Sprachmenü für die Auswahl zwischen elektrischen und benzinbetriebenen Rasenmähern an.

Im Feld „Name“ geben Sie z.B. den Text „Rasenmäher“ ein. Als Beschreibung wählen Sie „Rasenmäher mit Elektro- oder Benzinmotor“. Nun können Sie das Sprachmenü einer Nebenstelle zuweisen. Die Abbildung zeigt die Konfiguration bei Betrieb der IPTAM^® PBX an einem ISDN Mehrgeräteanschluss. Hier können Sie eine interne Nebenstelle sowie eine von außen erreichbare MSN angeben. Setzen Sie Ihre IPTAM^® PBX an einem ISDN Anlagenanschluss oder einem durchwahl­fähigen SIP-Account (SIP-DDI) ein, entfällt die Unterscheidung zwischen interner und exter­ner Rufnummer. In unserem Beispiel weisen wir das Sprachmenü „Rasenmäher“ der Nebenstelle 999 zu. Wenn das Sprachmenü nur als Untermenü erreichbar sein soll, wie es hier der Fall ist, ist es nicht notwendig, ihm eine Erreichbarkeit von außen in Form einer Durchwahl (MSN) oder einer extern erreichbaren Nebenstelle zuzuweisen.

Klicken Sie auf den Button „Anlegen“ um das Sprachmenü anzulegen. Es öffnet sich die Maske zur Konfiguration des Sprachmenüs (siehe nebenstehende Abbildung). Nun können Sie die oben beschriebene Ansage aufnehmen. Hierzu drücken Sie den But­ton „Aufnehmen“. Die IPTAM^® PBX ruft nun das Telefon an, an dem Sie zur Zeit ange­meldet sind. Als Absender-Rufnummer sehen Sie im Display Ihres Telefons „Voiceprompt Recording“. Sobald Sie das Gespräch annehmen erhalten Sie einen Signalton und können den Text für das Sprachmenü aufsprechen. Zum Beenden der Aufnahme drücken Sie die '#'-Taste oder legen Sie einfach auf. Um eine Ansage für ein Sprachmenü aufsprechen zu können, müssen Sie als in der Telefonanlage eingerichteter Anwender mit Administratorrechten angemeldet sein, da andernfalls die Telefonanlage nicht in der Lage ist, ein Telefon zu identifizieren, an dem die Aufnahme aufgesprochen werden kann. Als Alternative zum Aufsprechen der Ansage über das Telefon können Sie auch eine vorbereitete Sounddatei hochladen. Hierzu klicken Sie auf den Button „Datei laden“. Über einen Dialog „Ansage für Sprachmenü laden“ erhalten Sie ein Auswahlfeld, in dem Sie eine Datei von der Festplatte Ihres Computers auswählen und als Sounddatei für das Sprachmenü installieren können. Die IPTAM^® PBX kann Sounddateien im Microsoft .wav oder im Ogg-Vorbis Format beim Hochladen verarbeiten.

Im Feld Timeout geben Sie ein, wie lange nach Abspielen der Ansage auf einen Tasten­druck des Anrufers gewartet werden soll. Nach Ablauf dieses Timeouts kann die Ansage wiederholt werden oder der Anrufer kann zu einer Nebenstelle durchgestellt werden. In unserem Beispiel wird der Anrufer zur Nebenstelle 111 weitergeleitet. Eine solche Weiterletung ist z.B. dann sinnvoll, wenn Anrufer Telefone benutzen, die keine DTMF Töne erzeugen können.

Abhängig von der Eingabe des Anrufers soll der Anruf zur Nebenstelle des Vertriebsbeauftragten für elektrische Rasenmäher oder zur Nebenstelle des Vertriebsmitarbeiters für benzinbetriebene Rasenmäher weitergeleitet werden. In unserem Beispiel erreichen wir den Spezialisten für elektrische Rasenmäher unter der Nebenstelle 200 und den Spe­zialisten für Benzinmäher unter der Nebenstelle 300.

Um diese zwei Möglichkeiten zur Verfügung zu stellen, geben Sie nacheinander die jewei­lige Nebenstelle unter „Menüpunkte“ im Feld „Rufnummer wählen“ ein und drücken jeweils den „→“ Button. Dadurch werden die Einträge im Feld Menüaufbau hinzugefügt. Der obe­re Eintrag im Feld Menüaufbau wird der Auswahl „1“ zugeordnet, der zweite der Auswahl „2“ usw. Um die Reihenfolge zu ändern klicken Sie einen Eintrag an und verschieben ihn an­schließend mit dem „+“ Button eine Position nach oben oder mit dem „-“ Button eine Positi­on nach unten.

Nachdem all diese Einstellungen vorgenommen sind, können die Einstellungen über den Button „Speichern“ gesichert werden. Dadurch gelangen Sie zurück in die Auflistung vor­handener Sprachmenüs, in der nun das soeben konfigurierte Sprachmenü angezeigt wird.

Das Sprachmenü zur allgemeinen Produktauswahl wird nun analog angelegt. Als Kurzbe­zeichnung wählen Sie „Produktauswahl“, die Beschreibung lautet „Kettensägen, Rasenmä­her oder Heckenscheren“. Als Ansage nehmen Sie den Text „Willkommen bei der Firma XY. Wünschen Sie Informationen über unsere Kettensägen so drücken Sie die 1, Interessieren Sie sich für unsere Rasenmäher, drücken Sie die 2. Suchen Sie eine Heckenschere, drücken Sie die 3.“ auf.

Auch in diesem Menü stellen Sie den Timeout auf 20 Sekunden. Das Menü wird der Ruf­nummer 998 zugeordnet. Bei der Auswahl „1“ soll der Anrufer an den Spezialisten für Kettensägen unter der Durchwahl 980 weitergeleitet werden. Bei der Auswahl „2“ soll der An­rufer den Spezialisten für Heckenscheren unter der Durchwahl 981 erreichen. Bei Eingabe der „3“ soll die Weiterleitung zum Sprachmenü „Rasenmäher“ erfolgen. Die entsprechende Konfiguration ist in der letzten Abbildung dargestellt.

Unter „Menüpunkte“ sehen Sie im Feld „Verfügbar“ die Liste aller bereits angelegten Sprachmenüs. In unserem Fall gibt es bisher einen Eintrag mit der Bezeichnung „Rasenmä­her“. Durch Auswählen und anschließendes Klicken auf den „→“ Button wird der Entrag in den Menüaufbau übernommen. Zusätzlich geben Sie noch nacheinander die Ruf­nummern „980“ und „981“ im Feld „Rufnummer“ ein und fügen Sie ebenfalls über den „→“ Button dem Menüaufbau hinzu. Der Menüeintrag „Rasenmäher“ soll bei Auswahl der „3“ aufgerufen werden. Um ihn an die dritte Position im Menüaufbau zu verschieben wählen sie ihn an und drücken zweimal auf den „-“ Button, um ihn zwei Position nach unten zu ver­schieben. Abschließend sichern Sie die Einstellungen durch Klick auf den „Speichern“ Button.
Sie können die Sprachmenüs in Ihrer IPTAM^® PBX beliebig tief verschachteln.