Zentrales Telefonbuch

Die IPTAM^® PBX bietet Ihnen die Möglichkeit, ein zentrales Telefonbuch für externe Rufnummern in der Anlage zu hinterlegen.

• Anwender Ihrer IPTAM^® PBX können über das Web-Interface per Mausklick einen Anruf zu einem Gesprächspartner aus dem Telefonbuch starten.
• Passend konfigurierte Telefone bieten die Möglichkeit das Telefonbuch vom Telefon aus zu nutzen, um Gespräche aufzubauen.
• Bei eingehenden Anrufen von einer Rufnummer, die im Telefonbuch eingetragen ist, wird der Name des Gesprächspartners anstelle der Rufnummer angezeigt.
• Anwender haben die Möglichkeit ein eigenes persönliches Telefonbuch zu nutzen. Einträge darin stehen nur dem jeweiligen Anwender zur Verfügung.

Die Einrichtung des zentralen Telefonbuchs findet durch den Administrator über das Menü Dienste ►Telefonbuch statt. Das persönliche Telefonbuch der Anwender steht im Menü „Telefonbuch“ zur Verfügung (siehe Anwender Handbuch).

Das zentrale Telefonbuch kann importiert oder exportiert werden. Einträge können hinzugefügt oder verändert werden. Um eingetragenen Namen mehrere Rufnummern zuordnen zu können, besteht die Möglichkeit „Eintragstypen“ zu definieren. So können z.B. geschäftliche von privaten und mobilen Telefonnummern unterschieden werden.

Einstellungen zum Telefonbuch

Sie können festlegen, welche Bestandteile des Telefonbuchs bei der Suche am Telefon angezeigt werden und in welcher Reihenfolge diese sichtbar sind. So können Sie festlegen, dass die Liste der gefundenen Einträge die Form „Vorname Nachname“ oder „Nachname, Vorname“ hat und ob und an welcher Stelle die Kurzform des Eintragstypen angezeigt wird.

Sie können das Telefonbuch um ein zusätzliches, frei zu benennendes Datenfeld ergänzen. Das kann z.B. dazu genutzt werden, den Ort oder die Firma mit in das Telefonbuch aufzunehmen. Dieses zusätzliche Feld kann bei der Suche im Telefonbuch über die Web-Oberfläche mit einbezogen werden.

Sie können wählen, ob bei einer Suche im Telefonbuch der Suchbegriff auf den Anfang des betreffenden Feldes oder auch auf Teile angewendet werden soll.

Einige Telefone bieten die Möglichkeit, Telefonbücher per LDAPLightweight Directory Access Protocol
abzufragen. Wenn Sie Telefone einsetzen möchten, die diese Funktion verwenden und für die die IPTAM^® PBX keine Telefonbuch-Applikation mitliefert, aktivieren Sie hier den in der IPTAM^® PBX integrierten LDAP-Server. Der Server stellt den Datenbestand des zentralen Telefonbuchs über LDAP zur Verfügung. Sie müssen die betreffenden Telefone für den LDAP-Zugang konfigurieren.

Telefonbuch importieren

Im Menü Dienste ► Telefonbuch können Sie Einträge für das Telefonbuch Ihrer IPTAM^® PBX aus einer CSV-Datei hochlanden (siehe nebenstehende Abbildung).

Auf der Seite legen Sie zunächst fest, welche Spalte der CSV-Datei in welches Datenfeld des Telefonbuchs importiert werden soll. Wählen Sie dazu aus den Auswahlfeld für die betreffenden Spalten den passenden Wert. Bei einer Spalte für das Datenfeld „Eintragstyp“ wird die Kurzform des Eintragstyps (z.B. „g“ für „Geschäftlich“) erwartet. Typen, die bisher nicht bekannt sind, werden neu angelegt.

Das Rufnummernformat kann entweder einheitlich mit Landesvorwahl sein, oder kann unterschiedlich aufgebaut sein, abhängig davon ob es sich um eine lokale, nationale oder internationale Rufnummer handelt. Die Rufnummern werden beim Import immer ohne Amtskennziffer erwartet. Im Auswahlfeld „Trennzeichen“ legen Sie fest, mit welchem Zeichen die einzelnen Spalten der Tabelle voneinander getrennt sind. Schließlich können Sie über die Auswahl „Modus“ noch festlegen, ob das zu importierende Telefonbuch das vorhandene ersetzen soll (bereits vorhandene Einträge werden zunächst gelöscht), oder ob es lediglich Einträge enthält, die ein vorhandenes Telefonbuch ergänzen sollen.

Über den Button „Durchsuchen“ wählen Sie die zu importierende Datei aus, bevor Sie sie mit dem Button „Speichern“ auf Ihre Anlage hochladen.

Telefonbuch exportieren

Sie können die Einträge des zentralen Telefonbuchs exportieren, um Sie externen Anwendungen zur Verfügung zu stellen. Wählen Sie dazu unter Dienste ►Telefonbuch die Auswahl „Exportieren“. Sie gelangen dann zum nebenstehenden Dialog, in dem Sie das Format des exportierten Telefonbuchs festlegen können. Wählen Sie aus, welche Spalte der Datei mit welchem Datenfeld des Telefonbuchs gefüllt wird. Stellen Sie ein, welches Rufnummernformat und welches Trennzeichen angewendet werden soll. Durch Klick auf die Schaltfläche „Exportieren“ wird Ihnen das Telefonbuch als CSV-Datei zum Download bereitgestellt.

Einträge ergänzen

Neue Einträge können Sie dem Telefonbuch hinzufügen, indem Sie die Auswahl „Neuer Eintrag“ wählen. Sie können Vor- und Nachname eingeben sowie einen Eintragstypen wählen. Wenn das zusätzliche Datenfeld aktiv ist, können Sie auch dessen Wert setzen. Durch einen Klick auf das können Sie zum gleichen Namen weitere Rufnummern mit den Eintragstypen ergänzen.

Einträge suchen

Sie können Einträge im Teletonbuch suchen und verändern. Wählen Sie dazu im Menü Dienste ►Telefonbuch die Einstellung „Eintrag suchen“. Sie können nach den Bestandteilen Vorname, Nachname, Rufnummer und ggf. dem zusätzlichen Datenfeld (z.B. Firma) suchen. Auch Kombinationen sind möglich. Sie können die Liste auf bestimmte Eintragstypen einschränken. Durch Klick auf den Button „Suchen“ starten Sie die Suche.

Bei den gefundenen Einträgen können Sie durch einen Klick auf Änderungen vornehmen. Durch einen Klick auf können Sie Einträge löschen.

Eintragstypen verwalten

Eintragstypen dienen dazu einem Namen mehrere Rufnummern zuzuordnen. Ein Eintragtyp besteht aus einer Kurz- und einer Langform. Die Kurzform wird bei der Suche im Telefonbuch am Telefon verwendet, da hier die Displays nicht genügend Platz bieten. Die Langform findet im Web-gestützten Telefonbuch Anwendung.

Durch Auswahl von „Eintragstypen“ in der Auswahlliste unter Dienste ►Telefonbuch gelangen Sie zu dem in der Abbildung dargestellten Dialog. Sie können neue Eintragsttypen anlegen, indem Sie eine Kurz- und eine Langform in die betreffenden Felder eintragen und auf die Schaltfläche „Neu anlegen“ klicken. Vorhandene Einträge ändern Sie durch Markieren in der Liste und Klick auf die Schaltfläche „Ändern“. Löschen von nicht mehr benötigten Eintragstypen erreichen Sie durch Klick auf die Schaltfläche „Löschen“.